Budgetering- och rapporteringssystem

När kundens lönsamhetssystem implementeras i Fortis Bank Polska. Var syftet bland annat att sammanställa resultaträkningar på olika nivåer, att bestämma lönsamheten för distributionskanaler och produktens lönsamhet. Tyvärr löste inte denna lösning deras budgeterings problem. I budgeteringsprocessen användes Excel mycket – i genomsnitt skickades tusentals filer i olika versioner årligen. Denna lösning verkade vara effektiv till en början men i takt med att fler filer och olika versioner skickades blev hanteringen av budgeteringsprocessen allt svårare. 

 

Det huvudsakliga problemet var att kontrollera förändringarna – både i budgetberäkningarna och i själva budgeten. Förändringar i kontonstrukturen eller i organisationsstrukturen resulterade i dålig distribution till konton via makron. 

 

Även många versioner av budgeten, införandet av ändringar i sista minuten och svårigheter att granska den aktuella versionen av budgeten resulterade ofta i dubblering av arbete. Hela processen genererade alltför stora administrativa kostnader och gjorde det svårt för banken att kontrollera kostnader och budgetar exakt. 

 

På grund av denna ohållbara situation började banken leta efter en lösning som kunde lösa problemet på det enklaste och billigaste men ändå effektivaste sättet. Banken övervägde flera system från olika leverantörer. Det som verkade vara ett naturligt steg att utöka användningen av tekniken som var grunden för bankernas nuvarande datalager – Oracle eller Cognos.  Innebar tyvärr för stora kostnader, detta på grund av nya inköp av ytterligare licenser och implementering. 

 

Under analysen noterades två väsentliga delar av den befintliga situationen: 

 

Viktigaste upptäckten under analysen var att anställda var bekväma med Microsoft Excel. Det visade sig att problemet inte var programvarans analysmöjligheter eller presentation av data, utan databehandling. För att förbättra databehandlingen användes en Microsoft SQL Server-databas med flerdimensionella analystjänster, för vilken Microsoft Excel naturligtvis var lämplig som användargränssnitt. 

 

Anställda var också bekväma med att använda webbläsaren, så att nedladdning av en fil från intranätet borde inte vara tidskrävande, i motsats till att hitta rätt version av budgeten i en bunt med e-post. Fortis Bank Polska ägde redan licenser som är nödvändiga för att implementera hela lösningen. 

 

De viktigaste faserna i implementeringsprojektet inkluderade konceptuell utveckling och test av lösningen. Den konceptuella utvecklingsfasen bestämde hela formen på lösningen. Av denna anledning ägnades en relativt lång tid åt denna fas av både Fortis Bank Polska och Euvic Group. Detta resulterade i en relativt kort tid som behövdes för att skapa lösningen tack vare den överenskomna systemlogiken och specificerade affärsregler. Steget med tester och anpassning av systemet var det näst viktigaste elementet i implementeringsprojektet. Detta försäkrade kvaliteten på lösningen som gjorde det möjligt för banken redan då utveckla budgeten för 2005 med det nya verktyget. 

 

Lösningen är baserad på Microsoft SQL 2000 Server med analysetjänster som en plats där all tidigare använt material sparades såsom företagsregler, makron, funktioner och budgetberäkningar. Data in matades till databasen från två källor: implementeringsdata, som tillhandahålls av bankens transaktionssystem genom förberedda filer. Medan planerad information matas in och redigeras manuellt av auktoriserade anställda. Användargränssnittet är Microsoft Excel som kommunicerar direkt med databasen. Detta gör uppgifterna mer konsekventa, alltid uppdaterade och eliminerar problem med e-postmeddelanden och ständigt förändrade versioner. 

 

Åtkomstsystemet som ger de anställda auktoriserad tillgång använder Active Directory (AD) som en källa till information om de enskilda anställdas rättigheter till specifik data och rapporter. Med denna arkitektur kan varje anställd bara se sina data vilket eliminerar förvirring och grupparbetet påskyndas. Data i systemet är tillgängliga summerat via PivotTable, vilket gör det är möjligt att generera rapporter i vilket format som helst baserat på tillgängliga fält. 

 

Implementeringen avslutades inom några månader, vilket gjorde ett integrerat system för rapportering och budgetering tillgängligt med hjälp av analyser för 100 användare i hela banken. 

 

Förbättrade effektiviteten i bankens operativa aktiviteter
Lösningen har förbättrat effektiviteten i bankens operativa verksamhet (t.ex. förkortat tiden för rapporthantering och kostnadsbudgetering med 80%). Det har gjort det möjligt att hålla vissa finansiella indikatorer på önskad nivå genom att undvika stora investeringar för nya IT-lösningar. Denna lösning passar bra in i bankens vidareutvecklingsplaner. Som representerar lösningar som maximerar tillgängliga resurser som den föredragna åtgärden. 

 

Bättre kontroll över finansiella indikatorer
På grund av den centraliserade processen för att samla kontrollinformation, är de framtagna uppgifterna av bättre kvalitet än tidigare vilket gör det möjligt för anställda att fatta bättre beslut. Detta är främst relaterat till det faktum att automatisering av vissa repetitiva element i processen har gjort då att mänskliga fel eliminerats i en betydande grad. 

 

Dessutom ökade införandet av åtkomstbehörigheter för vissa datagrupper insynen i hos vem ansvaret för datakvalitet låg. Samtidigt avlägsnades risken för att felaktiga uppgifter matades in på fel plats eller av obehörig personal. 

 

Lösningen möjliggör snabbare och mer exakt beräkning av finansiella indikatorer. Med de åtkomstbehörigheter som införts är det möjligt för flera användare att arbeta med budgeten och efter att data har matats in är de omedelbart tillgängliga för analys. Detta möjliggör en mycket snabbare utförande av “what-if” -analyser eller beredning av t.ex. prognoser för efterföljande perioder baserat på budgetimplementeringsdata. I denna situation tillgodoses styrelsens informationsbehov i mycket större utsträckning.

 

Det mest ekonomiska systemet för att lösa problemet
I valet av den bästa budgeteringslösningen stod Fortis Bank inför alternativen: att köpa ett system med färdiga affärslogik (för kontroll) som sedan skulle anpassas till bankens behov – eller välja en teknikpartner som skulle implementera bankens befintliga affärsregler i ett nytt system. 

 

Fortis Bank beslutade att utveckla sitt eget system på grund av flera faktorer, varav de viktigaste är: Kunskap om Microsoft Excel bland bankens anställda var en viktig faktor. Inte bara förmågan att navigera i programvaran utan också praktiskt taget minimera användarutbildning kostnader, minimala underhållskostnader för systemet och ta bort det fleråriga problemet för alla finansavdelningar: ”hur man flyttar data från mitt system till Excel? ”. 

 

Mycket lägre implementeringskostnader jämfört med andra färdiga kontrollsystem – på grund av att många licenser som behövdes för att skapa lösningen redan fanns i bankens innehav. 

 

En pålitlig partner, Euvic Group, utrustad med lämplig teknik och med stor erfarenhet, garanterade utförandet av arbetet i enlighet med bankens specifikationer och krav. 

 

Ett användarvänligt gränssnitt
Med den nya lösningen fick Microsoft Excel “ett nytt ansikte”  de anställda upptäckte att det bekanta verktyget erbjuder en mycket rikare funktionalitet än de ursprungligen trodde. Dessutom inkluderar nya funktioner inte endast analytiska dokument (data mining) men stöder också grupparbetet med ett gemensamt skapat dokument som är budgetplanen. Tack vare det nya systemet för insamling och åtkomst till data är det inte längre nödvändigt att ladda ner hundratals filer och rapporter från mängder av olika e-post. I stället finns data tillgängligt från en enda plats för alla deltagare i processen. 

 

Minska medarbetarnas arbetsbelastning
Efter implementeringen av budgeterings- och rapporteringssystemet lägger de anställda vid Fortis Banks kontrollavdelning mindre tid att ändra redan definierade rapporter och deras distribution. Därför kan de fokusera på att tillgodose företagets behov när det gäller rapportering på nya mer effektiva sätt. SQL Server 2000-analystjänster tillhandahåller en hanterbar rapporteringsmiljö med en definierad nivå av skydd, cache, distribution, åtkomst och rapportering av användning. En integrerad uppsättning verktyg gör det möjligt för IT-avdelningens personal att hantera skapandet och leveransen av rapporter centralt. 

 

Byggt för att hålla
Budgeterings- och rapporteringssystemet som implementerats i Fortis Bank är skalbart. Det betyder att systemet kan utökas med bankens tillväxt. Vilket är i enlighet med bankens vidareutvecklingsplaner. Som representerar lösningar som maximerar tillgängliga resurser som den föredragna åtgärden. Kunskapen inom bankens anställda växer och behöver inte ersättas på grund av ett nytt system i framtiden. 

 

Excelerator® 

Excelerator är inte en produkt licensierad separat i strikt bemärkelse – det är Euvics lösning som gör det möjligt att skapa ett datalager eller ett analytiskt system eller ett system som stöder budgeteringsprocessen med bara vanliga tillgängliga Microsoft-tekniker: SQL Server 2000 eller 2005 med analystjänster och rapporteringstjänster för behandling och dataanalys, Office-sviten – särskilt Office Web Components för SharePoint-produktgruppsamarbeten och informationshantering.